Wie KORTO Unternehmen dabei hilft, EU- und US-Vorschriften nahtlos einzuhalten
Die Dokumentenverwaltung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie eine effiziente Möglichkeit bietet, Dokumente zu speichern, zu organisieren und abzurufen, um sicherzustellen, dass sie bei Bedarf sofort verfügbar sind. Es bilder das Rückgrat des Risikomanagements, da es einen einfachen Zugang zu wichtigen Informationen ermöglicht. Darüber hinaus bieten Dokumentenmanagement-Software wie KORTO eine umfassende Lösung zum Schutz sensibler Daten und Gewährleistung der Einhaltung von Vorschriften.
Was sind die Vorteile von Dokumentenmanagementsysteme?
Unabhängig von der Branche kann die Einführung eines effektiven Dokumentenmanagements für jedes Unternehmen von großem Nutzen sein. Eine solide Dokumentenverwaltungslösung hat das Potenzial, Unternehmen bei der Erreichung einer Vielzahl stategischer Ziele zu unterstützen.
Gesteigerte Effizienz und Produktivität
Durch den Einsatz von Automatisierung sind Dokumentenmanagementsysteme in der Lage, manuelle Eingriffe zu minimieren und so jede Phase des Managementprozesses zu rationalisieren. Die sich daraus ergebenden Verbesserungen der Arbeitsabläufe dienen der Steigerung der Produktivität, indem sie den Nutzern einen schnellen und mühelosen Zugang zu Dokumenten und Funktionen für die Zusammenarbeit ermöglichen, wodurch die Mitarbeiter letztlich in die Lage versetzt werden, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.
Erhöhte Dokumentensicherheit
Ein umfassendes Dokumentenkontrollsystem bietet eine Fülle von Funktionen, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Informationen zugreifen oder diese einsehen können. Durch den Einsatz von Zugriffskontrollen wie Berechtigungsstufen, Authentifizierungsvoraussetzungen und Verschlüsselungsprotokollen stellt das System sicher, dass unbefugtes Personal nicht auf sensible Dokumenten zugreifen kann.
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
Da zahlreiche Branchen unter die Zuständigkeit von Aufsichtbehörden fallen, wird die Aufbewahrung von Dokumenten zu einer wichtigen Anforderung. Die Archivierungsfunktionen, Prüfpade und Indizierungsmöglichkeiten eines robusten Dokumentenmanagementsystems ermöglichen es Unternehmen, die Einhaltung von Vorschriften bei Audits oder Gerichtsverfahren effektiv nachzuweisen.
Platz und Kosteneffizienz
Durch den Prozess der Digitalisierung und Speicherung können Unternehmen Büroflächen effizient nutzen, die sonst für die Unterbringung physischer Dokumenten verwendet würden. Darüber hinaus führt die Bevorzugung digitaler Kopien gegenüber ihren physischen Gegenstücken zu einer Verringerung der mit dem Drucken verbundenen Kosten, z.B. für Papier und Tintenpatronen.
Wie genau helfen Dokumentenmanagementssysteme Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften?
Diese Systeme dienen als zentraler Speicher für alle wichtigen Dokumenten und gewährleisten deren Übereinstimmung mit den aktuellsten Industriestandards und gesetzlichen Anforderungen. Es umfasst Funktionen wie die Versionskontrolle von Dokumenten, umfassende Prüfpade und Zugriffskontrolle zur Wahrung der Datenintegrität und Rückverfolgbarkeit, was wiederum die Einhaltung strenger Vorschriften vereinfacht.
Vor allem aber unterstützen diese Systeme Unternehmen bei der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, indem sie diese wichtige Funktionen integrieren. Diese robusten Funktionen ermöglichen es Unternehmen, den Dokumentenverlauf genau zu verfolgen, den Zugriff auf sensible Daten genau zu überwachen und zu überprüfen, ob diese Daten angemessen geschützt und bei Bedarf gelöscht wurden.
Das ist für alle Unternehmen sehr wichtig, denn schon der kleinste menschliche Fehler kann zu vielen Problemen führen. Die Automatisierung dieser Prozesse kann Unternehnem dabei helfen, ihre Abläufe zu rationalisieren und das Risiko menschlicher Fehler zu verringern, die zu Datenschutzverletzungen oder der Nichteinhaltung von Datenschutzvorschriften führen können.
